Dicas para Eventos realizados em Locais Abertos

A produção de eventos realizados em locais abertos requer que os responsáveis pela organização tenham muitos cuidados, afinal, vários fatores influenciam no êxito de eventos programados para acontecer em ambientes externos. Por causa disso, pensamos em 8 dicas para eventos em locais abertos, de modo que o trabalho de produtores seja facilitado, garantindo mais chances de alcançar sucesso.

O principal inimigo de quem produz eventos em ambientes externos é o mau tempo. Chuva, ventania e outros problemas climáticos podem prejudicar seriamente o andamento de qualquer evento. Esses elementos da natureza não podem ser controlados, no entanto, é possível se prevenir e evitar que o tempo comprometa os planos para um evento sediado em um espaço aberto.

As nossas 8 dicas para eventos em locais abertos servem para que produtores de vários tipos de eventos tenham condições de se precaver diante de eventuais transtornos provocados pelo tempo previsto para o momento de determinado evento, além de outros fatores que podem interferir no desempenho do evento.

1. Conferir a previsão do tempo

A primeira dica não poderia ser mais básica e óbvia, visto que a previsão do tempo é o principal mecanismo para saber como o tempo estará no dia de um evento. Recomenda-se checar diversas fontes de previsão do tempo, as quais devem ter credibilidade. Além disso, essa verificação deve acontecer o quanto antes, para que seja possível adaptar os planos de acordo com as previsões. Dependendo da antecedência, é possível até mesmo alterar a data de um evento caso ele esteja marcado para um dia em que a previsão aponta que acontecerá uma tempestade na cidade, por exemplo; Confira nossas dicas para escolher a melhor data para seu evento.

2. Ter sempre um plano B

Quem produz eventos sabe muito bem que imprevistos acontecem independente das condições climáticas. Portanto, é sempre aconselhável estar preparado para contratempos. Na hora de organizar um evento externo, é fundamental pensar em alternativas para situações que possam ser desagradáveis para os frequentadores do evento, como a possibilidade de chuva. Para que o programa das pessoas não seja estragado e cause um buzz negativo em relação aos responsáveis pela produção do evento, é necessário disponibilizar opções para as mais variadas situações. No caso de chuva, por exemplo, é possível separar um espaço coberto para que as pessoas não se molhem ou então oferecer capas de chuva. Se o orçamento para o evento não permitir o fornecimento desse tipo de recurso, basta comercializar guarda-chuvas e outras soluções para o mau tempo. Já em dias muito quentes, não há nada melhor do que água gelada à vontade para refrescar a sede e aliviar o calor, permitindo um melhor aproveitamento do evento. Assim, caberá às pessoas tomar uma atitude para a resolução do problema;

3. Conseguir a devida permissão

Eventos realizados em áreas externas precisam de permissão dos órgãos públicos quando ocorrem em ambientes públicos, como praças e outros espaços que não sejam privados. Conseguir a devida permissão pode levar tempo, logo, é preciso correr atrás disso assim que o local do evento for definido. Com as autorizações exigidas, você não terá problemas relacionados a multas ou até à interrupção do evento; Temos um post que mostra passo a passo como conseguir o alvará para seu evento.

4. Seguir a lei para a quantidade de pessoas e o volume do som

Eventos externos podem ter a presença de um grande número de pessoas. Porém, o tamanho do espaço deve ser condizente com a estrutura do local. Assim sendo, é essencial ter um controle na divulgação do evento, independente dele ser gratuito ou não. Outro fator que pode causar transtornos caso a lei não seja cumprida é o volume do som, independente de ser um show ou outro tipo de celebração com música. Para que os vizinhos da área não reclamem, é primordial seguir as normas estabelecidas para o horário e o local em que o evento acontecerá;

5. Respeitar as normas sanitárias

Assim como eventos sediados dentro de ambientes fechados, eventos em espaços abertos devem respeitar as normas sanitárias. Por isso, deve haver um local exclusivo para ser utilizado como banheiro, sem que os dejetos sejam jogados em áreas inapropriadas e que afetem o ecossistema do lugar. Além disso, é importante que a limpeza do local após a realização do evento seja feita com bastante cuidado, sem que o ambiente fique com lixo espalhado pelo chão;

6. Obter as fontes de energia necessárias

Eventos exigem uma grande fonte de energia para que máquinas e equipamentos funcionem perfeitamente. Por conta disso, é fundamental obter as fontes de energia necessárias para a realização de determinado evento. Durante o planejamento, é preciso checar se haverá necessidade de extensões e outros recursos, de forma que a energia não seja motivo de preocupação enquanto o evento ocorra. Vale ressaltar também que um sistema de backup de energia precisa estar de prontidão para possíveis imprevistos;

7. Garantir a iluminação apropriada

Como locais abertos nem sempre contam com fontes de iluminação adequadas para eventos, é necessário garantir que determinado evento tenha a quantidade apropriada de lâmpadas para que todo o espaço seja bem iluminado, proporcionando mais conforto e segurança para os participantes;

8. Assegurar a proteção dos frequentadores

Eventos de qualquer porte precisam assegurar a proteção de seus frequentadores, o que pode ser feito a partir da contratação de uma equipe de segurança qualificada, além do controle de áreas que podem ser acessadas, pois alguns ambientes possuem áreas perigosas. Outra recomendação é ter uma equipe de profissionais da saúde em alerta para possíveis acidentes ou para pessoas que se sintam mal durante o evento.

Ao seguir essas 8 dicas para eventos em locais abertos, você terá uma probabilidade maior de conseguir êxito ao produzir seu evento.

(Vivian Fiorio – Jornalista)

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